IT IS Odoo Alfresco

Dokumente aus Odoo hochladen

Das Module IT IS odoo Alfresco, erweitert die Druckoption der Menüleiste mit einer zusätzlichen Option zum Hochladen von Dokumenten zu Alfresco. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Odoo an Alfresco hochzuladen.

Beim Hochladen können Sie außerdem Metadaten, bzw. zusätzliche Informationen zu dem Dokument hinzufügen. Neben dem Titel kann beispielsweise auch eine Beschreibung angegeben werden. Die eingetragenen Daten werden an Alfresco übertragen und in den Dokumenteneigenschaften hinerlegt. Dies dient einer besseren Zuordnung oder Suchmöglichkeit Ihrer Dokumente in Alfresco.

Nach dem Hochladen wird ein Dokumentenlink in Odoo angezeigt, über den das Dokument direkt aufgerufen werden kann.

Das Hochladen kann über entsprechende Konfiguration auch automatisch erfolgen, so dass keine User-Aktion mehr erforderlich ist. So wird zum Beispiel beim Buchen der Rechnung, der Rechnungsbeleg automatisch an Alfresco hochgeladen.

Alfresco Dokumentenbibliothek

Die hochgeladenen Dokumente, werden in Alfresco entsprechend der hinterlegten Konfiguration und Ordnerstruktur abgelegt. Die Anlage der Seiten in Alfresco erfolgt automatisch, auf Basis Ihrer Einstellungen in der Konfiguration. In Alfresco selbst, steht der volle Funktionsumfang, inklusive Suche und Verwaltung, von Alfresco zur Verfügung.

Versionen verwalten

Beim Hochladen einer neuen Version, eines bereits bestehenden Dokuments, besteht im Upload-Wizard die Möglichkeit, einen Kommentar hinsichtlich der gemachten Änderungen einzutragen. Diese Werte werden ebenfalls an Alfresco übertragen. 

Versionsdarstellung in Alfresco

In Alfresco selbst wird Ihnen über den Dokumentenlink aus Odoo, immer die aktuellste Version Ihres Dokuments angezeigt. Um welche Version es sich handelt, zeigt Ihnen Alfresco beispielsweise neben dem Dokumentennamen - hier mit 2.0

Verknüpfung von Dokumenten an PO

Bei Einkaufsbestellungen in Odoo, haben Sie die Möglichkeit, in Alfresco hinterlegte Dokumente der Einkaufsbestellung zuzuordnen. So können Sie beispielsweise eine eingescannte Lieferantenrechnung, mit der Einkaufsbestellung verknüpfen.

Dokumenteneigenschaften in Alfresco

Die angegebenen Werte aus dem Upload-Wizard von Odoo, werden an den Eingenschaften in Alfresco angezeigt.

Übersicht der Versionen

Selbstverständlich sehen Sie in Alfresco auch den Verlauf zu den Dokumentenversionen. Sie sehen wer und wann Änderungen Vorgenommen hat. Sie können diese Versionen auch einsehen.

Aufgaben verwalten

Mit IT IS Odoo Alfresco, können Sie Ihre Aufgaben verwalten und diese auch mit Ihrem Kalender in Alfresco synchronisieren. Aufgaben aus Odoo werden an Alfresco übertragen und umgekehrt. Sie können auch Alfresco-Workflow-Tasks synchronisieren.

Alfresco Workflow-Tasks

Sie können Workflow-Tasks aus Alfresco, als Kalendereinträge und/oder als Projekttasks an Odoo übertragen. Die Synchronisation kann manuell oder über einen entsprechenden Job automatisch erfolgen.

Setup IT IS odoo Alfresco

Bei der Verbindung und Konfiguration des Moduls, bzw. Odoo und Alfresco, unterstütz Sie unser Setup-Wizard. Hier werden die relevanten Daten abgefragt und können ganz bequem über die Oberfläche hinterlegt werden.

Konfiguration und Auto-Archivierung

Das Modul gibt Ihnen eine Vielzahl von Konfiguratonsmöglichkeiten, um die Anlage von Seiten und Ordnern entsprechend Ihren Anforderungen abzubilden. Die Konfiguration, erfolgen basierend auf dem Report Model.

Durch die Auto-Archiv-Funktion, werden Dokumente, nach einem definierten Zeitraum, automatisch in einem speziellen Archiv abgelegt. Die Einstellungen hierzu können basieren auf Zeit und Dokumententyp individuell hinterlegt werden.